Mailbox ergenissen….

Waar stond ook alweer die e-mail waar ik nog iets mee moest doen. Wat moest ik er ook alweer mee doen? Scrollen door al die e-mails, erover heen kijken, nog een keer scrollen.

Ervaring mee? In deze blog vertel ik jou hoe je deze ergernissen kan voorkomen en hoe jij weer een heerlijk overzichtelijke inbox krijgt.

Bezem door jouw mail inbox

Voordat ik jou vertel hoe je een goede inbox gewoonte kan creëren, ga ik jou eerst meenemen in het opruimen van jouw inbox. Om bepaalde e-mails goed te kunnen vinden maak gebruik van de zoekfunctie en de zoekwoorden die de bij de soort e-mail passen.

  • Verwijder e-mails van social media waar jij niets mee doet. In het account van Facebook, LinkedIn, Instagram etc. staan al deze meldingen al of je krijgt een mooie melding via de app die erbij hoort.
  • Zoek de korte mails op, waar bijvoorbeeld bedankt of graag gedaan in staat en verwijder deze.
  • Update e-mails. Bewaar de laatste indien van belang en delete de voorgaande updates.
  • E-mails waar je in CC staat. Veel van deze e-mails kan je verwijderen of eventueel archiveren als het belangrijke informatie bevat.
  • Al opgepakt of verlopen.
  • Mailreeksen. Zoek op e-mails met hetzelfde onderwerp. Houd de recentste en delete de rest.
  • Oude nieuwsbrieven. Bekijk ook direct of jij nog deze e-mails wilt blijven ontvangen. Zo nee, meld je gelijk af.
  • Wachtwoord vergeten e-mails.
  • E-mails naar jezelf of naar jouw andere e-mailadressen. Vaak staan hier notities/documenten in die je al hebt verwerkt of opgeslagen.

Jouw gehele mailbox aanpakken

Om je mailbox snel te houden, is het goed om regelmatig alle e-mails na te lopen. Zo kan jij in het vervolg jouw e-mails sneller vinden. Ga bijvoorbeeld elke drie maanden door jouw archief mappen heen en verwijder wat niet meer van toepassing is. Doordat jij jezelf een goede gewoonte aan het aanleren bent, zal jij steeds sneller door de mappen heen kunnen gaan.

  • Doorloop alle stappen om e-mails te verwijderen net als dat jij bij jouw inbox hebt gedaan.
  • Leeg jouw spambox en stel dit eventueel op automatisch in.
  • Bekijk je verzonden items. E-mails waarin jij mensen bedankt, hoeven niet bewaart te blijven of andere e-mails zonder echte inhoud.
  • En als laatste, leeg jouw prullenbak.

Maak 1 keer per jaar een back up door een pst.file aan te maken. Mocht je toegang nodig hebben tot eerdere mails van voorgaande jaren, dan kan je de pst.file van dat jaar erbij halen. Zo hou je overzicht en ruimte in jouw mailbox. Zie hier hoe je een pst.file kan maken.

En nu…bijhouden!

Controleer jouw inbox elke ochtend op de punten die ik aan het begin van dit artikel heb aangegeven.
Leer jezelf aan om alleen e-mails weg te zetten die bewaart moeten blijven. Denk bijvoorbeeld aan afspraken en instructies. Beoordeel e-mails gelijk op belangrijkheid wanneer jij deze opent en delete de e-mails waar jij uiteindelijk toch niets mee hoeft te doen.
Categoriseer belangrijke e-mails. Maak categorieën zoals nog doen, beantwoorden en doorzetten. Wanneer je in een gezamenlijke mailbox werkt, kan je categorieën maken met de namen van jouw teamleden. Zo kan diegene die de e-mail oppakt zijn/haar naam en de categorie met de taak die erbij hoort erachter zetten.
Zet een herinnering achter de e-mails die voor een bepaalde tijd opgepakt dienen te worden. Zo blijft het niet in jouw hoofd malen.
Zo! Klaar om fris en fruitig aan de slag te gaan? Als het goed is jouw mailbox nu een stuk meer opgeruimd en staan er in je inbox alleen nog maar e-mails in waarmee je écht iets moet doen. 

Denk je “jeetje wat een gedoe” en “kost mij nog steeds teveel tijd”? Dit is bij uitstek iets wat jij kan uitbesteden. Ik kan jou helpen! Neem hier contact op voor de mogelijkheden.